Information nach Art. 13 und 14 DSGVO
zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für das Leistungsnachweis-Tool („LNV-Tool“)
Die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH informiert Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Planckstraße 1
64291 Darmstadt
Deutschland
Telefon: +49-6159-71-0
E-Mail:info@gsi.de
Stabsabteilung Datenschutz
Planckstr. 1
64291 Darmstadt
Deutschland
Telefon: +49-6159-71-1772
Telefax: +49-6159-71-1900
E-Mail:datenschutz@gsi.de
Die Kontaktdaten sind auch im Internet verfügbar unter https://gsi.de/datenschutz.
In das LNV-Tool tragen Sie Informationen zu den von Ihnen vertraglich geschuldeten Leistungen ein. Mitarbeitende der GSI nutzen für Eintragungen ihre LDAP-Zugangsdaten, Mitarbeitenden externer Unternehmen wird zu diesem Zweck ein Account im LNV-Tool eingerichtet. Die Art und Umfang der übermittelten und verarbeiteten Daten hängt von den von Ihnen übermittelten Daten ab und umfasst typischerweise:
1. Name und Vorname des Mitarbeitenden,
2. LogIn-Daten des Mitarbeitenden,
3. die verwendete IP-Adresse,
4. Applikationslogs zur Fehlerbehebung and Analyse,
5. Teilnehmendenlisten,
6. die vom Mitarbeitenden eingetragene Tätigkeit einschließlich dem „Abrechnungselement“ sowie Anmerkungen .
Von diesen Daten werden in den Logfiles unseres Webservers folgende gespeichert:
1. Der verwendete Browser,
2. das verwendete Betriebssystem,
3. die URL,
4. die verwendete IP-Adresse
sowie
1. Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffs,
2. Erfolgs- oder Fehlerstatus des Abrufs und
3. die Menge der übertragenen Antwortdaten.
Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzenden findet nicht statt.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
1. Vertragliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, ggf. i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG):
Um unseren vertraglichen Pflichten nachzukommen oder auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, verarbeiten wir personenbezogene Daten.
2. Gesetzliche Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO):
Die GSI unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen. Hierzu zählen u. a.:
3.1 handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung,
3.2 Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten
4. Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO):
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, z. B. zur
4.1 Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
4.2 Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
4.3 Analyse und Verbesserung der Nutzung des LNV-Tools.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Wir lassen einzelne der vorgenannten Prozesse und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Dienstleister ausführen. Diese externen Dienstleister sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Sie werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben.
Eine Weitergabe von Daten über Sie findet nur statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u. a. sein:
1. Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
2. Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln.
3. Andere Unternehmen innerhalb des Konzerns (z. B. zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung).
Sie können unter der E-Mail-Adresse betroffenenrechte@gsi.de Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Beim Auskunfts- und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die Stabsabteilung Datenschutz oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Wir verarbeiten und nutzen Ihre Daten ausschließlich für die Zwecke, zu denen wir berechtigt sind und solange sie für diese Zwecke benötigt werden.
Sind die Daten für den Zweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese in der Regel gelöscht, es sei denn, deren – befristete und gegebenenfalls eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu Zwecken
1. der Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahre vorgegeben.
2. der Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Gemäß §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre, unter besonderen Umständen bis zu 30 Jahre.
Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland findet nicht statt.
Sie müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Erfüllung des Zwecks erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann schriftlich und formlos gerichtet werden an:
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Stabsabteilung Datenschutz
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Telefax: +49-6159-71-1900
E-Mail: datenschutz@gsi.de